Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario

Un’email che non è mai arrivata

Attualmente, evitare che una nostra email finisca nello spam del destinatario è sempre più importante.

Immaginiamo di voler inviare un’email che riteniamo importante, perché contiene informazioni di rilievo, oppure urgente, perché abbiamo una scadenza da rispettare.

Dopo aver compilato con cura ogni sua parte, riletto più volte tutti i paragrafi, corretto gli eventuali errori e controllato ad uno ad uno gli allegati, finalmente la inviamo

Dopo qualche giorno, invece della risposta tanto attesa, riceviamo un sollecito.

Questo perchè, anche se siamo sicuri di averla inviata correttamente, la nostra mail non è mai arrivata.

Una delle ragioni più plausibili, è che la nostra comunicazione sia finita nello spam del destinatario.

È inutile controllare la posta inviata

Ricevere un sollecito è sempre sgradevole, se poi la mail in questione era davvero importante o urgente, la situazione si complica ulteriormente.

Una delle prime cose che facciamo in questi casi, è controllare la posta inviata del nostro account, alla ricerca della mail che abbiamo scritto con tanta cura.

Sfortunatamente, la presenza della nostra email in quell’elenco non garantisce la ricezione da parte del destinatario.

Anche i messaggi di corretto invio che compaiono sul nostro provider di posta elettronica (Gmail, Libero, etc.) non assicurano che il messaggio sia stato effettivamente ricevuto dal destinatario.

Il messaggio di corretto invio di Gmail
Il messaggio di corretto invio di Libero

Tecnicamente, potrebbe essere successo che la nostra mail, pur essendo partita senza difficoltà, sia stata fermata all’ingresso dell’account del destinatario e etichettata come spam.

Spam: perché si usa questa parola per indicare la posta elettronica indesiderata.

Spam è un termine di origine anglosassone di uso sempre più comune, che può essere tradotto come:

Messaggio pubblicitario non richiesto, inviato a un numero molto elevato di utenti di Internet tramite posta elettronica; anche, l’invio di tali messaggi.

Oxford Dictionary

L’utilizzo di questa parola per indicare la posta elettronica indesiderata è legato ad una storia davvero singolare.

Infatti, originariamente Spam è il nome di un prodotto a base di prosciutto, tuttora in commercio, di una delle aziende alimentari più longeve degli Stati Uniti d’America.

Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario - Spiced Ham
Il prodotto a base di prosciutto da cui ha preso il nome lo spam

Nel 1970, il prosciutto Spam è stato il protagonista di uno sketch comico, diventato presto famoso, della fortunata serie televisiva Monty Python’s Flying Circus.

In questo ketch un po’ surreale, una cameriera un po’ petulante continua a elencare una serie di pietanze a base di Spam: uova e Spam, pancetta e Spam, Spam e salsiccia, Spam e Spam, e così via, ad una cliente a cui invece lo Spam non piace affatto.

Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario - Monty Phyton
Lo sketch comico della serie televisiva Monty Python’s Flying Circus che ha come protagonista lo Spam

Da allora, il termine Spam è stato spesso utilizzato come sinonimo di qualcosa che viene proposto in modo insistente e ripetitivo, senza che sia stato richiesto, risultando per questo fastidioso.

Più di vent’anni dopo, nell’aprile del 1994, due avvocati di Phoenix, Canter & Siegel, inviarono una mail pubblicitaria contemporaneamente a diverse migliaia di utenti.

In quell’occasione, per la prima volta un invio massiccio di email fu chiamato ironicamente spam dagli amministratori della rete.

Da allora, questo termine si utilizza per indicare messaggi di posta elettronica ricevuti insistentemente e senza averne fatto richiesta.

Ecco perché i nostri messaggi vengono etichettati come spam e come evitarlo.

Oggi, per evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario, è importante comprendere come funzionano i filtri antispam di cui sono dotati tutti i provider di posta elettronica.

Questi meccanismi servono a proteggere gli utenti da virus e tentativi di truffa e a migliorare l’esperienza di utilizzo della posta elettronica.

Quindi, se la nostra mail è stata etichettata come spam, molto probabilmente il contenuto o le caratteristiche del messaggio sono risultati sospetti e hanno fatto scattare il filtro antispam.

Invio dello stesso messaggio a molti destinatari in un breve intervallo di tempo.

In alcuni casi, potremmo aver avuto bisogno di inviare la stessa mail a molti destinatari in un breve intervallo di tempo.  

Per esempio, in occasione degli auguri per le feste comandate, per invitare molte persone ad un evento, oppure per inviare la stessa comunicazione a tutti i membri di un’associazione.

Nonostante le nostre migliori intenzioni, inviare lo stesso messaggio a molti destinatari in copia conoscenza, oppure tramite il copia-e-incolla del testo in diverse email singole, è fortemente sconsigliato.

Infatti, quasi tutti i filtri antispam del web la considerano un’attività sospetta ed etichettano il messaggio come indesiderato, anche se è innocuo, utile o addirittura importante.

Se abbiamo questa esigenza, occorre utilizzare gli appositi servizi di newsletter come Mailchimp, SendinBlue o altri, progettati e configurati per evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario.

Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario - Mailchimp
Mailchimp, uno dei servizi di newsletter più popolari
Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario - Sendinblue
Sendinblue, uno dei servizi di newsletter più popolari

Per visitare il sito di Mailchimp, clicca qui.

Per visitare il sito di Sendinblue, clicca qui.

Uso eccessivo di parole proibite

La maggior parte dei filtri antispam installati sui vari provider di posta elettronica sono particolarmente sensibili ad alcune parole.

Non si tratta di termini volgari, discriminatori o riferiti ad attività illegali.

Infatti, la maggior parte sono parole o brevi frasi di uso comune, ma che statisticamente abbondano nelle mail indesiderate o fraudolente.

Per esempio, secondo una lista ufficiale facilmente reperibile online, alcune di queste sono: 

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Naturalmente, questa lista è in costante aggiornamento e al momento potrebbero essercene molte altre.

Quindi, per evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario, è importante usare questi termini e i loro sinonimi con la massima parsimonia.

Come abbiamo già detto, il web cerca di rimanere un posto il più sicuro possibile, e tende a neutralizzare sul nascere ogni possibile minaccia all’esperienza di tutti gli utenti.

Per questo, è facilmente comprensibile che l’invio di uno o più link a siti pericolosi o illegali possa comportare in maniera quasi automatica l‘etichetta di spam al nostro messaggio di posta elettronica.

Contemporaneamente, anche se le nostre email contengono esclusivamente link a un sito dal contenuto lecito, il rischio di finire nello spam del destinatario è sempre presente.

Per esempio, potrebbe essere stato segnalato come potenzialmente pericoloso oppure compromesso.

Questo accade quando il sito viene hackerato, cioè attaccato informaticamente per essere utilizzato per la  diffusione di virus e software malevoli e l’invio di spam, naturalmente all’insaputa del proprietario.

Infatti, nella maggior parte dei casi, non è facile accorgersi della violazione perché durante l’attacco il sito risulta perfettamente funzionante.

Se sospettiamo un’anomalia di questo tipo, possiamo segnalarla agli amministratori: ce ne saranno sicuramente grati.

Nel caso in cui il sito in questione sia di nostra proprietà, possiamo proteggerlo da questa evenienza effettuando una manutenzione costante e accurata di tutte le sue parti.

Innanzitutto, occorre aggiornare con frequenza la piattaforma d’installazione, il tema e i plugin utilizzati: un sito con componenti obsoleti è molto più facile da violare.

Se invece sospettiamo che il nostro sito sia stato violato, la soluzione migliore è rivolgerci ad un professionista.

Segnalazione effettuata dai destinatari di email inviate a freddo

In linea di massima, un’email a freddo è un messaggio non richiesto, inviato a uno o più destinatari con i quali non abbiamo ancora stabilito un contatto.

Per esmpio, una proposta commerciale, l’invito ad un evento, la richiesta di firmare una petizione, ed altri messaggi di questo tipo in cui chiediamo al destinatario di compiere un’azione.

Anche se siamo in ottima fede, la maggior parte delle volte questo è un approccio sgradito, e potrebbe spingere uno o più destinatari del nostro messaggio ad una segnalazione per spam. 

Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario - segnalazione

In questo modo, dopo alcune segnalazioni, i filtri antispam potrebbero etichettare il nostro account come spammer abituale, ed inserirlo in una o più blacklist.

Per questo, prima di inviare un’email di questo tipo, è consigliabile essere sicuri che i nostri destinatari gradiranno ricevere il nostro messaggio, per esempio con un contatto preliminare.

Ancora meglio, sarebbe opportuno avere il loro consenso esplicito alla ricezione delle nostre comunicazioni.

Ancora una volta, la soluzione più opportuna è utilizzare un apposito servizio di newsletter.

Come scoprire e cosa fare se il nostro dominio è in blacklist

Quindi, oltre a far finire le nostre email nello spam del destinatario, ripetere una o più azioni come:

  • inviare lo stesso messaggio a molti destinatari in breve tempo,
  • usare un numero elevato di parole proibite,
  • inserire link a siti compromessi,

può causare l’inserimento in blacklist del nostro sito, o account di posta elettronica.

In informatica, le blacklist (dall’inglese, liste nere) sono elenchi di utenti a cui è impedito l’accesso a una determinata risorsa software o hardware.

In particolare, nei software di gestione della posta elettronica, le blacklist comprendono tutti quegli indirizzi considerati diffusori di spam, a cui impedire il recapito delle email.

Attualmente esistono centinaia di blacklist condivise dalle aziende che operano online, e contengono gli estremi per bloccare la distribuzione di contenuti indesiderati.

Per scoprire se il nostro sito o account di posta elettronica è finito in una di queste liste, è possibile fare una scansione con uno dei tanti strumenti di monitoraggio disponibili online.

Uno dei più utilizzati è MxToolBox, che in pochi secondi offre un quadro completo della situazione e fornisce informazioni utili alla soluzione.

Come evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario - MxToolBox
Una schermata di MxToolBox, uno dei software più potenti per la gestione delle blacklist

Per visitare il sito di MxToolBox, clicca qui.

In realtà, rimuovere un sito da una o più blacklist è un’operazione abbastanza complessa; per questo, è consigliabile rivolgerci a un professionista o a un’agenzia specializzata, evitando esperimenti che potrebbero peggiorare la situazione.

Chiedere ai destinatari di segnalare le nostre email come non spam

Un tentativo semplice ed efficace che possiamo fare in autonomia senza correre rischi, è chiedere ai destinatari di segnalare la nostre mail come non spam.

Tutti i servizi di posta elettronica hanno questa funzione, infatti basta aprire la cartella spam, selezionare il messaggio benevolo, e cliccare sul pulsante di rimozione dallo spam.

Una tipica cartella spam di un indirizzo di posta elettronica.

A seconda del fornitore l’etichetta può variare: non spam, non indesiderata, contrassegna come sicuro, ed altri, ma la procedura è sempre molto semplice.

Se chiediamo a diversi destinatari di eseguire più volte questa operazione, nell’arco di qualche giorno, il problema di dovrebbe risolvere.

Semplici comportamenti virtuosi per non finire nello spam

Ricapitolando, per evitare che le nostre email finiscano nello spam del destinatario, occorre seguire alcuni semplici comportamenti virtuosi.

  • se effettuiamo invii multipli, utilizziamo solo servizi di newsletter opportunamente configurati;
  • limitiamo l’uso di parole proibite;
  • se inviamo email dal sito, effettuiamo sempre l’aggiornamento della piattaforma, temi e plugin;
  • prima di inviare un’email a freddo, contattiamo il destinatario per evitare che segnali il nostro messaggio come indesiderato.

In particolare, se progettiamo di inviare diverse email ad un certo numero di utenti dello stesso gruppo, per esempio utenti registrati di un sito, membri di un’associazione, etc. possiamo chiedere di salvare o aggiungere ai contatti il nostro indirizzo.

come-evitare-che-le-mail-finiscano-nello-spam-aggiungi-ai-contatti-logositalia

Se invece abbiamo il sospetto di avere un account compromesso, e per questo i nostri messaggi finiscono nello spam di uno o più destinatari, la cosa migliore è:

  • utilizzare un servizio di monitoraggio del dominio o dell’account di posta elettronica,
  • chiedere ai nostri contatti di cercare nel loro spam e segnalare la nostra email come non spam
  • chiedere l’intervento di un professionista

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